휴·복학 절차 온라인화, 학생 부담 줄었다

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휴복학_절차_변경_삽화2삽화 = 김하연 기자

이번 가을학기부터 GIST 학생의 휴학과 복학은 온라인으로 처리하도록 변경됐다. 이는 이전의 오프라인 방식에 꾸준히 제기돼온 비효율성을 해소하기 위한 것이다. 학생들은 낯선 절차에 어색함을 호소하는 한편 전체적으로 간소화된 휴·복학 절차를 환영하기도 하는 등 상반된 반응을 보였다.

이번 휴·복학 절차 온라인화는 절차의 불필요한 과정을 줄이는 데 중점을 뒀다. 이전의 절차에선 학생들이 직접 휴·복학원을 준비해 담당 부서와 지도 교수의 서명을 받아야 했다. 앞으로 이러한 과정은 제우스 시스템을 통해 처리한다. 이제 학생은 별도의 휴·복학원을 준비할 필요가 없으며 절차를 밟는 시간도 절약할 수 있다. 또한 처리 과정을 실시간으로 확인할 수 있다. 다만 전체적인 절차의 내용은 기존의 방식과 거의 동일하다.

휴학 절차 처리의 경우 온라인화됐지만, 지도교수 면담과 상담센터 방문이 필요한 점은 기존과 동일하다. 학생이 직접 지도교수와 상담센터 담당자를 찾아가야 하는 것은 예전과 같지만, 휴학 승인은 온라인을 통해 받는 것이다. 한편 도서관 방문은 생략할 수 있게 됐다. 이전에는 대출한 도서가 없더라도 확인 서명을 얻기 위해 도서관을 방문해야 했다. 하지만 이제는 대출한 도서가 없다면 학술정보팀에서 휴학 승인을 온라인으로 처리할 수 있어 도서관에 방문할 필요가 없다.

이번 변화로 복학생의 부담도 줄었다. 이전엔 복학을 원하는 학생이 반드시 학교를 방문해 복학원에 지도교수 서명을 받아서 제출해야 했다. 이에 학교에서 먼 곳에 거주하는 학생들은 불편함을 호소했다. 하지만 앞으로는 복학 신청과 교수 승인을 온라인으로 처리하게 되면서 학교에 방문하지 않아도 복학 절차를 밟을 수 있게 됐다.

한편 학생이 변경된 온라인 시스템을 이용해 복학하더라도 교내 건물 출입 권한을 받기 위해선 기존과 같이 추가적인 절차를 밟아야 한다. 학생이 휴학하면 학생증은 자동으로 출입 권한이 정지된다. 이 권한을 다시 활성화하기 위해선 복학할 때 중대본부를 직접 방문해야 한다. 안전팀 담당자의 설명에 따르면 보안상의 이유로 출입 권한을 복학과 자동 연계하지 않았다고 한다. 복학 시 간단한 면담을 통해 출입이 필요한 건물의 권한만을 부여할 필요가 있다는 것이다. 또한 본 담당자는 이와 관련해 “기본적인 출입 권한은 복학 시 자동 부여해 불편을 최소화하는 방안을 검토하고 있다”고 밝혔다.

학생들은 이번 휴·복학 온라인화에 다양한 반응을 보였다. 한 학생은 “변경된 절차가 익숙지 않아 복학 승인을 받는 데 어려움이 있었다”며 익명 커뮤니티인 GIST 대나무숲에 사연을 털어놓았다. 한편 이번에 복학한 한 학생은 인터뷰를 통해 “헷갈리는 점은 있었지만 전체적으로 편리했다. 무엇보다 먼 지역에서 복학원 제출을 위해 학교를 방문할 필요는 없어졌다는 점이 좋았다”며 온라인화에 긍정적인 반응을 보였다.

이번 휴·복학 절차 온라인화에 대해 학생팀 박재홍 씨는 “학생들의 건의로 2017년부터 점차 휴·복학 절차를 간소화해 왔다. 이번 휴·복학 절차 온라인화도 이런 차원에서 추진했다”고 밝혔다. 또한 “앞으로도 여러 좋은 시스템과 제도를 만들기 위해서 노력할 것이다. 시간이 많이 들더라도 이해해 주시면 감사하겠다”고 말했다.