[ ① 행정 부서 간 소통 부재 ]
수강신청은 한 학기의 대학생활, 더 나아가 그 이후의 대학생활에도 영향을 끼치는 중요한 일입니다. 그러나 올해 많은 새내기들은 수강신청 실패로 자신들의 계획과는 다른 대학생활을 시작해야만 했습니다. 이번 일의 원인과 해결책에 대해 GisCatch가 나서 조사했습니다. 총 2편으로 구성된 이번 기사를 통해 신입생들의 의문이 해결되었으면 하는 바람입니다.
개교 이래 최악의 수강신청
지난 2월 24일에서 26일, 총 3일에 걸쳐 새내기들을 대상으로 한 수강신청이 이뤄졌다. 그러나 서버오류 및 형평성 문제로 많은 새내기들이 불편을 겪었다. 한 새내기는 “그 땐 정말 휴학하고 싶었어요”라며 불만을 호소했다.
학우들은 우선 서버오류에 문제를 제기했다. 실제로, 수강신청 첫날인 2월 24일 오전 9시에 열리게 돼 있었던 수강신청 서버는 제 때 열리지 않았다. <사진 참고> 학우들이 이와 관련한 공지사항을 전달 받은 건 21분이 지나서였다. 수강신청이 10시로 연기되었다는 것이다.
<사진 = 24일 오전 9시경 15학번의 전체 카톡방. 새내기들이 당황해하고 있다.>
여기에 설상가상으로, 10시에 열려야할 서버가 9시 57분에 30초가량 열리고 말았다. 그 잠깐의 틈을 타 일부 학우들은 이른바 ‘올클’에 성공했고, 다른 학우들은 상대적으로 수강신청을 늦게 시작할 수밖에 없었다. 수강신청 형평성에 큰 문제가 생긴 것이다.
문제는 여기에 그치지 않았다. 수강정원부족으로 한 학기 최소학점기준도 채우지 못하는 학생들이 나타난 것이다. 지스캐치의 신입생 설문조사에 따르면, 수강정원부족으로 응답자 61명의 첫 날 수강신청이후 학점은 평균 13.7에 불과했다.
이 문제를 해결하기 위해, 다음날 증원수강신청이 이루어졌지만 여기에서도 문제가 생겼다. 수강신청 시간은 오후 1시에서 3시로, 3시에서 3시 20분으로 2차례나 미뤄졌다. 학생들은 컴퓨터 앞에서 마냥 기다리기만 해야 했다. 그 마저도 증설될 과목이 한꺼번에 열리지 않고, 무작위 순서로 진행되어 공평한 수강신청이 이뤄지지 못했다. 결국 새내기들은 자신이 원하는 과목을 듣기는커녕 부족한 학점을 채우기 위해 담당교수의 오피스를 돌아다니며 발품을 팔아야 했다.
익명의 한 새내기는 “우리 학교가 수강신청을 처음 해보는 것도 아니고, 이번 학기만 하더라도 신입생의 수강신청이 가장 마지막 순서였던 것으로 알고 있다. 그런데도 이런 문제들이 계속 일어났다는 것이 이해가 되질 않는다. 나 말고도 많은 학생들이 수강신청 때문에 의욕을 잃은 상태다”라며 불편함을 호소했다.
부서 간 소통의 부재…통합관리시스템 구축해야
<수강신청 행정 구조>
우리학교에서 수강신청과 관련된 부서는 교학팀, 학사지원팀, 전산팀 이렇게 세곳이다. 먼저 전산팀은 우리 학교 수강신청 프로그램의 유지와 보수를 담당한다. 그리고 학사지원팀은 수강신청에 관한 여러 정보(개설교과목, 분반, 시간표, 정원)들을 담당하며 학생들에게 그 정보를 공지한다. 교학팀은 수강신청과 관련하여 서버를 열고 닫으며, 학사지원팀으로부터 넘겨받은 수강신청 관련 정보들을 프로그램에 입력하는 업무를 맡고 있다. 학부의 행정은 학사지원팀에서 담당하지만 수강신청은 대학원과 대학 모두에 해당하는 업무이기 때문에 교학팀에서 관리하는 것이다.
이렇듯 업무가 나누어지다 보니 수강신청에 문제가 발생했을 때 대처가 신속하지 못했다. 주체적으로 문제점을 파악하려는 부서도 없었다. 실제로, 첫 날 프로그램 오류로 9시에 서버가 열리지 않은 것에 대해 20분이나 지나서야 학생들은 연락을 받을 수 있었다. 또한, 본 기자가 취재를 하기 전까지는 세 부서 모두 9시 57분에 서버가 잠시 열린 사실을 전혀 모르고 있었다.
이튿날 증원수강신청이 계속 미뤄진 이유는 황당한 수준이다. 수강신청관련 공지를 하는 담당자가 교학팀과 협의하지도 않고, 학생들의 시간표 확인도 없이 25일 1시로 증원수강신청을 공지한 것이다. 하지만 그 날 1시에는 신입생들의 성과보고발표회가 있었고, 교학팀은 25일 학위수여식 때문에 증원업무를 담당할 수 없는 상황이었다.
증원 당일, 성과보고발표회와 수강신청이 겹친다는 문제를 파악한 부총학생회장의 건의로 3시로 증원이 미뤄지면서 이 문제는 해결되었다. 하지만 교학팀 담당자가 증원업무를 할 수 없는 상황이었다는 문제에 대해서는 제대로 된 해결책이 없었고, 3시에도 학사지원팀은 약속을 지키지 못하고 3시 20분으로 증원을 미루게 되었다. 20분 동안 학사지원팀은 교학팀으로부터 수강신청프로그램의 아이디와 패스워드를 전달받아 증원을 시작하였다. 그런데 수강신청프로그램에는 일괄적으로 여러 과목의 정원을 바꾸는 기능은 없었고, 결국 한 과목, 한 과목씩 무작위 순서로 증원이 이뤄지게 되었다. 학사지원팀에서는 수강신청프로그램을 운영해본 적이 없었기 때문에, 여러 과목을 한꺼번에 증원하는 일이 불가능하다는 사실에 대해서는 알지도 못했다.
미리 협의를 통해 시간을 정했다면 학생들이 불필요하게 컴퓨터 앞에서 기다리는 시간도 없었을 것이고, 증원이 한꺼번에 이뤄지지 않은 문제도 해결할 수 있었을 것이다. 하지만 각 부서는 자신의 일정만 생각하고 상대방의 일정을 고려하지 못했고, 최악의 결과를 만들게 되었다. 통합된 관리부서의 부재가 아쉬워지는 대목이다.
각 부서의 대응은?
이규대 전산팀장은 “프로그램을 테스트하는 과정에서 오류를 미처 발견하지 못했던 것은 전산팀의 실수다. 이에 대한 책임을 질 것이고, 학생들이 겪은 어려움에 대해 사과한다. 전산팀과 같은 행정부서는 결국 학생들에게 좋은 서비스를 하기 위해 존재한다고 생각한다. 앞으로 학생들의 눈높이에 맞춰 학생들과 소통하고 다시는 이런 일이 발생하지 않도록 더욱 더 노력하겠다. 학생들의 신뢰를 회복하기 위해 노력하는 전산팀이 되겠다. 학교전산에 관련한 어떤 문제제기나 불만이라도 책임 있는 자세로 답변하겠다”라고 전했다.
추가로 전산팀은 24일 9시 57분에 서버가 잠깐 열린 것에 대해서는 원인 파악이 불가능하다고 밝혔다. 수강신청프로그램은 수강신청기록이 날짜까지만 기록될 뿐, 시, 분은 기록되지 않아, 이 문제를 파악하지도 못하고 있었다는 것이다. 전산팀은 수강 신청 첫 날 수강신청이 9시에서 10시로 미뤄진 것에 대하여 부총학생회장을 통해 학생들에게 사과문을 전달한 바 있다.
이에 대해 전산팀은 프로그램을 수강신청기록이 초 단위 까지 기록되도록 개선하고, 수강신청 전 더욱 더 철저한 테스트를 통해 문제가 재발되지 않도록 준비하겠다고 약속했다. 더불어 내년 완성을 목표로 개발 중인 새로운 수강신청프로그램을 통해, 내년에는 Active-X가 없는 더욱 쾌적한 수강신청환경을 제공할 것도 약속했다.
학사지원팀의 수강신청 담당자인 김일영 직원은 “수강신청 업무를 주관한 내가 수강신청이 미뤄진 사유에 대해 미리 알리고 사과를 구했어야 했는데 미처 그런 부분까지 신경 쓰지 못했다”라며, “지금이라도 학생들에게 사과한다” 라고 전했다.
김용렬 학사지원팀장은 “수강신청 과정에서 신입생들이 불편을 겪어 마음이 아프다. 예상치 못한 착오가 많이 생겼고, 사전에 충분히 문제를 인지하지 못했다” 라며. “지금이 시스템의 문제점을 도출하고 해결할 적기라고 생각하고, 시스템, 교육적, 행정적 문제를 잘 파악하여 빠르게 개선하도록 하겠다“라고 말했다. 이에 덧붙여 “장바구니, 모의수강신청 제도 등을 도입하는 등 다양한 방법을 찾도록 하겠다“라고 밝혔다.
함인석 교학팀장은 “우리 학교가 예산책정과정에서 학생들의 교육환경과 직접적으로 관련된 부분에 먼저 투자하다 보니, 수강신청프로그램제작과 같이 교육환경에 직접적인 관련이 없는 곳에는 예산지원이 늦어진 감이 있다”라며 “올해의 일을 거울삼아 이후의 새로운 프로그램 환경에서는 재빠르게 대처할 수 있도록 하겠다”라고 전했다.
최철민 기자 ferror@gist.ac.kr
박민철 기자 eyejor@gist.ac.kr
백재우 기자 jwjw2232@hanmail.net
백승혁 기자 bsh3681024@gist.ac.kr