25년도 겨울학기 학점 교류 신청 중 일부 학교의 촉박한 일정이 문제가 됐다. 공고가 늦게 올라오거나 개설 교과목을 모르는 채 학점 교류를 신청하는 문제가 발생하며 학점 교류 신청을 앞둔 학생들이 불편함을 겪었다.
GIST의 겨울학기 학점 교류 시스템
계절학기는 학생들이 배우지 못한 과목을 수강할 수 있는 기회다. 하지만 GIST의 계절학기 수업은 학기 중만큼 다양하게 개설되지 않아 듣고 싶었던 교양이나 전공을 수강하지 못하는 학생들이 있다. 이를 보완할 수 있는 제도가 계절학기 학점 교류 시스템이다. 많은 학생이 학기 중 시간표가 겹치거나 GIST에서 개설되지 않는 등의 이유로 수강하지 못한 과목을 수강하기 위해 계절학기 학점 교류를 이용하고 있다. 2025년 겨울학기 조선대 학점 교류를 신청한 1학년 학생은 “이번 GIST 계절학기에서 1학년이 수강할 수 있는 과목이 몇 없고, 수강할 수 있는 과목도 관심 분야와 거리가 멀었다. 다른 대학의 수업 환경을 직접 경험해보고 싶기도 했다”라며 계절학기 학점 교류를 선택한 이유를 밝혔다.
25년도 겨울학기 학점 교류 대상 학교는 고려대, 조선대, 부산대 등의 종합대학교와 KAIST, UNIST 등의 과학기술원으로 구성됐다. 대부분의 학점 교류 공지에는 수강 가능한 과목을 참고할 수 있는 파일 혹은 해당 대학의 안내가 포함됐으며, 마감 기한도 공고로부터 약 일주일의 여유가 있었다. 이를 통해 학생들은 학점 인정을 받을 수 있는 교과목을 확인하고 교수님의 추천서, 사전 승인 등 필요한 서류를 구비할 수 있었다. 그러나 KAIST와 조선대의 경우 그렇지 않았다.
KAIST 계절학기 공고 누락
KAIST의 경우, 계절학기 신청 공고가 12월 2일에 업로드됐으나 접수 마감이 12월 3일 12시로 공지돼 촉박한 일정이 문제가 됐다. 또 함께 올라온 안내 파일에 따르면 필수로 준비해야 하는 추천서는 12월 1일에 마감한다는 공지가 올라와 학생들이 큰 혼란을 겪었다.
KAIST 계절학기를 기다리고 있던 한 학생이 공고가 올라오지 않아 GIST 학적팀에 문의했으나, 담당자가 부재중이던 학적팀은 “아직 KAIST로부터 공문이 오지 않아 게재하지 못했다”라는 답변과 함께 KAIST 학적팀의 번호를 전달했다. 문의 후 약 일주일이 지나도 공고가 올라오지 않아 의문을 느낀 학생이 KAIST 학적팀에 직접 문의하자 KAIST 학적팀은 “이미 공문이 다른 학교에 발송됐고, 겨울학기 수강 신청이 끝났다”라고 답변했다. 이에 KAIST 학적팀에서 GIST 학적팀으로 직접 연락해 문제를 수습하고자 했다. 그 후 KAIST 학적팀은 해당 학생에게 다시 연락해 다음날인 12월 3일 12시까지 기간을 연장했으니 신청하라는 말을 전했다. 이때 GIST 학사공지 게시판에 공고가 올라온 것으로 확인된다.
조선대 신청 후 교과목 공지
조선대는 11월 12일에 공고가 업로드된 후 11월 17일 12시에 접수가 마감됐다. 그러나 공고에 개설 과목이 함께 공지되지 않았고 교과목 열람은 11월 17일 16시부터 가능하다고 안내됐다. 이에 조선대에서 학점 교류를 수강한 학생은 학점 교류 신청 전에 각 수업 담당 교수님의 사전 승인이 필요한데, 이 과정이 원활히 이뤄지지 않았다며 어려움을 토로했다. 25년도 겨울학기 개설 과목을 알 수 없어 전년도 수업 목록을 참고했으나 실제 개설된 과목과 큰 차이가 있어 도움이 되지 않았다고 밝혔다. 또한, 1차 수강신청 후 다수의 과목이 폐강되며 본인이 신청한 수업도 모두 폐강됐다며 이런 상황을 미리 알았더라면 여러 과목에 대한 사전 승인을 받아두었을 것이라고 말했다.
계절학기 공고와 관한 불편함
한 학생은 “전년도와 비교했을 때보다 공고가 늦게 올라와 학적팀에 문의했을 때, 작년에 학점 교류가 있었던 학교와 올해도 교류가 진행될지 확정하기 어렵다는 답변을 받았다”라며 “추가적인 학점 교류 대학이 있는지 물었을 때 없다는 답변을 들어, 전년도 개설 과목을 봤을 때 조선대가 주어진 선택지에서 가장 수강할 만한 과목이 많을 것으로 판단했다”라고 답했다. 하지만 해당 문의 이후 광주대, 전남대, KAIST 등의 여러 대학의 학점 교류 공지가 게시됐다.
지원 기간에 관해 일부 학생은 교수님들이 2~3일 내외로 답변을 주시기 때문에 7일 정도의 시간이 주어진다면 촉박하지 않게 승인을 받을 수 있다고 답변했다. 그러나 일부는 공고 후 마감까지의 기간에 주말과 같은 공휴일이 포함돼 있어 실질적으로 교수님들의 승인을 받기에 기간이 짧았다는 의견도 있었다. 지도 교수님의 국외 출장 혹은 학회, 세미나 등의 일정으로 연락이 원활하게 이루어지지 않아 승인 과정이 어려웠다고 전했다.
공고 누락의 원인, 업무 인계 부족
계절학기 학점 교류 업무를 맡은 학적팀 김채영 담당자는 “KAIST 겨울학기 학점 교류 관련 공지 일정으로 인해 학생 여러분께 혼선을 드린 점에 대해 학적팀을 대표해 사과드린다”라며 답변을 시작했다. 해당 문제가 발생한 이유에 대해서는 KAIST 측 공문이 촉박한 일정으로 접수됐고, 해당 기간 중 담당자가 부재했다는 답변을 전했다. 이에 대한 업무 인계가 원활히 이뤄지지 않았다는 점도 덧붙였다. 학점팀에서는 공지 지연으로 인해 불편이 발생했음을 알아차린 후 이에 학생들의 신청 기회를 최대한 보장하고자 KAIST 측과 협의를 진행했으며, 추천서 제출 마감일을 하루 연장하는 조정이 이뤄졌다고 밝혔다. 또한 연장 기간을 추가로 확보하고자 했으나 KAIST 측의 학사 일정과 내부 행정 절차에 따라 운영되기 때문에 추가적인 일정 연장에는 한계가 있었다고 설명했다.
조선대의 경우에는 개설 과목 공개 일정은 해당 대학의 학사 운영 계획과 내부 행정 절차에 따라 결정되는 사항이기에 GIST에서 교류 대학의 세부 일정과 내부 사정을 사전에 파악하기 어렵다고 답변했다. 이러한 제도적 특성에 의해 접수 마감 이후에 개설 과목이 공개되는 상황 등 대학마다 특수한 상황이 발생할 수 있다고 덧붙였다.
추가 계절학기 문의에 대해서는 “교류 대학 여부는 각 대학의 공문 접수 후에 차례대로 진행된다”라며 “해당 문의가 접수됐을 때는 학점교류와 관련된 타 대학 공문이 아직 접수되지 않았거나 확정되지 않은 상황이었다”라고 설명했다. 이에 안내 시점과 공지 시점 사이에 차이가 발생해 혼선이 빚어진 점에 대해 유감이라고 밝혔다.
인터뷰를 마치며 학적팀에서는 이번 상황을 계기로 향후 담당자가 장기간 부재하는 경우에도 업무 공백이 발생하지 않도록 대체 근무 체계와 인수인계 절차를 명확히 하고, 관련 정보를 미리 공유하는 등 업무 체계를 보완하겠다고 밝혔다. 또한, 학점 교류 업무에 대해 단순히 공지에 그치지 않고 책임감 있게 운영해 학생들이 안정적으로 제도를 이용할 수 있도록 지속적인 주의를 기울이겠다고 밝혔다.